Quy trình thành lập Văn phòng đại diện mới tại Việt Nam được thực hiện theo trình tự: Chuẩn bị hồ sơ -> Nộp và hoàn thiện hồ sơ -> Nhận kết quả. Chi tiết như sau:
Theo quy định, khi thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải gửi thông báo lập văn phòng đại diện tới Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt văn phòng đại diện.
Quy trình thành lập VPĐD
Yêu cầu điều kiện thực hiện thủ tục hành chính
Doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện khi có đủ các điều kiện sau.
1. Ngành, nghề đăng ký kinh doanh theo đúng quy định;
2. Tên của văn phòng đại diện được đặt theo đúng quy định của pháp luật;
3. Có trụ sở văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật;
4. Có hồ sơ đăng ký kinh doanh hợp lệ theo quy định của pháp luật;
5. Nộp đủ lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.
Chuẩn bị hồ sơ
(Quy định tại Điều 33 Nghị định số 43/2010/NĐCP)
Thành phần hồ sơ:
1) Thông báo về việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp.
2) Quyết định bằng văn bản và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện;
3) Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
4) Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện.
Lưu ý: Mẫu Thông báo về việc lập chi nhánh, văn phòng đại diện , địa điểm kinh doanh quy định tại Phụ lục II8 Thông tư số 01/2013/TTBKHĐT;
Nộp và hoàn thiện hồ sơ
(Quy định tại Điều 33 Nghị định số 43/2010/NĐCP,Điều 11 Thông tư số 01/2013/TTBKHĐT và Phụ lục "Biểu mức thu phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp" tại Thông tư số 176/2013/TTBKHĐT)
Trình tự, thủ tục thành lập văn phòng đại diện:
Doanh nghiệp thực hiện theo một trong các phương pháp sau:
- Đăng ký trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh.
- Đăng ký trực tuyến trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia (Xem Tài liệu hướng dẫn đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử)
Trình tự thực hiện (đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp)
Bước 1: Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định.
Bước 2: Doanh nghiệp đến nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh
+ Người đại diện của doanh nghiệp nộp hồ sơ theo quy định tại Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh, thành phố nơi văn phòng đại diện hoạt động.
+ Doanh nghiệp nộp lệ phí Đăng ký kinh doanh là 100.000 đồng.
+ Chuyên viên kiểm tra hồ sơ đủ giấy tờ theo quy định, tiếp nhận hồ sơ và cấp Giấy biên nhận cho doanh nghiệp.
Bước 3: Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và giải quyết hồ sơ của doanh nghiệp.
Sau khi nhận được hồ sơ hợp lệ của doanh nghiệp, Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nhập thông tin vào Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia để yêu cầu mã số văn phòng đại diện, sau đó cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện tại tỉnh, thành phố khác nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính thì trong thời hạn bảy ngày làm việc, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản tới Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính để bổ sung vào hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và được cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Việc lập chi nhánh của doanh nghiệp ở nước ngoài thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó.
Trong thời hạn ba mươi ngày làm việc, kể từ ngày chính thức mở chi nhánh ở nước ngoài, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản cho Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký. Kèm theo thông báo phải có bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh hoặc giấy tờ tương đương để bổ sung vào hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và được cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Tư vấn quy trình thành lập Văn Phòng Đại Diện
Nhận kết quả
(Quy định tại điều 25 Nghị định số 43/2010/NĐCP, và Điều 31 Thông tư số 01/2013/TTBKHĐT)
Đối với hồ sơ chưa hợp lệ cần bổ sung, doanh nghiệp thực hiện theo các bước như sau:
- Doanh nghiệp nhận Thông báo bổ sung hồ sơ.
- Doanh nghiệp điều chỉnh lại hồ sơ theo nội dung hướng dẫn trong thông báo bổ sung và nộp lại hồ sơ theo quy trình trên.
Đối với hồ sơ hợp lệ, được chấp thuận:
Nếu doanh nghiệp nộp hồ sơ bằng bản giấy tại phòng Đăng ký kinh doanh: Tới ngày hẹn trả kết quả, doanh nghiệp nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện
Nếu doanh nghiệp nộp hồ đăng ký kinh doanh qua mạng mà không sử dụng chữ ký số công cộng: đến ngày hẹn trả kết quả, doanh nghiệp mang một bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bằng bản giấy kèm theo Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện qua mạng điện tử đến Phòng Đăng ký kinh doanh và nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện
Lưu ý: Với trường hợp đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử không sử dụng chữ ký số công cộng, nếu quá thời hạn 30 ngày, kể từ ngày gửi thông báo về việc cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện mà Phòng Đăng ký kinh doanh không nhận được hồ sơ bằng bản giấy thì hồ sơ đăng ký điện tử của doanh nghiệp không còn hiệu lực.
Như vậy Everestlaw đã hướng dẫn chi tiết về quy trình thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam. Quý khách tham khảo và làm theo. Trong quá trình thực hiện thủ tục, gặp bất cứ vướng mắc nào vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn & trợ giúp Miễn Phí!
